Acredito que já aconteceu algo parecido com você. Chegou o dia do espetáculo que já tinha comprado entrada antecipada e simplesmente não conseguia encontrar o ticket no email de jeito nenhum. Ou chegou na hora de preencher o formulário de imigração e nada de achar o endereço do hotel. O motivo? Falta de um método para organizar comprovantes e documentos necessários. Para acabar com esse problema tão comum, criamos uma lista com 5 alternativas para você organizar seus comprovantes de viagem e embarcar tranquilo!
Opção #1 – Crie uma pasta ou um marcador no email
Se você é como a gente e faz o planejamento de sua viagem por conta própria, com certeza fará muita coisa pela internet e receberá como inúmeros emails de confirmação. Organize esses emails em uma pasta ou com um marcador (no gmail) à medida que for recebendo. Se você for organizando durante o planejamento, vai ficar fácil de localizar tudo depois.
No caso do gmail, é possível aplicar mais de um marcador para o mesmo email, e também organizar em hierarquia. Então, você pode criar Férias-2016/Hospedagem e com um clique achar todos os emails referentes a hospedagem.
Opção #2 – Criar um caderno de notas no Evernote ou Onenote
Ao usar um aplicativo de anotações, como o Evernote e o Onenote, você tem a vantagem de poder organizar tudo, não apenas comprovantes recebidos por email. Crie um caderno para a sua viagem e agrupe comprovantes, imagens relacionadas, principais sites de referência, artigos sobre o destino, entre outros. Daí, basta instalar no celular, tablet e usar no computador sempre que necessário.
Eu uso o Evernote e tenho um plugin no navegador “Evernote Clipper” no qual posso pegar o conteúdo de qualquer página e jogar para o Evernote com poucos cliques. Além disso, o Evernote cria um email para você e tudo o que você encaminha àquele endereço, vira uma nota. Por fim, fiz o upgrade para uma conta paga e assim tenho ainda a possibilidade de deixar o caderno offine. Uma outra vantagem, é poder compartilhar o caderno com todas as pessoas que irão viajar. Assim, todo mundo fica com tudo sincronizado.
Não sei se o Onenote tem os mesmos mesmos recursos, mas usei durante um tempo e as funcionalidades era bem parecidas. Migrei pro Evernote porque ganhei um ano de assinatura premium por ser cliente Vivo. 🙂
Opção #3 – Organizar uma pasta no Dropbox ou no Google Drive
Uma das coisas mais legais do dropbox é a facilidade de se colocar arquivos em qualquer formato. Você pode colocar imagens, documentos, planilhas, etc. Pode colocar as fotos e vídeos durante a viagem também. Já os emails, você pode “imprimir como pdf” se você tiver um aplicativo específico ou copiar o conteúdo e salvar em um documento de texto.
Além disso, no Dropbox você também consegue deixar arquivos offline no celular ou tablet, desde que os acesse antes quando estiver conectado. O google drive tem facilidades similares. Apesar de usar grande parte dos produtos do Google, acabei indo pro Dropbox por ter conquistado uma capacidade de armazenamento maior (indicando amigos, participando de promoções, etc).
Opção #4 – Aplicativo organizador de viagens
Além dessas ferramentas super úteis que servem para organizar tudo na vida ❤, existem os aplicativos específicos para viagem, como o TripIt. Você pode gerenciar reservas, traçar roteiros, incluir pontos turísticos. Ele ainda se integra com muitas companhias aéreas e te informa de alterações de voo.
Além disso, se você permitir que ele tenha acesso ao seu email, ele reconhece algumas reservas e já inclui automaticamente no seu planejamento de viagem. Use no celular, tablet e online e compartilhe as informações com seus companheiros de viagem. Na versão paga, ele avisa até da redução de preços no seu voo (o que pode te fazer economizar algum dinheiro pedindo reembolso).
Opção #5 – Velha e tradicional pastinha com papéis
Essa é tanto para aquela turma que não confia em deixar as informações todas online, por medo de ficar sem celular ou por causa da Dilma, quanto aqueles que irão cruzar fronteiras.
Quem precisa enfrentar a imigração precisa levar seus comprovantes impressos sim! Passagem de volta, reservas de hotéis, extrato do cartão de crédito, seguro viagem. Tudo o que você precisar para comprovar que está indo de férias, que tem dinheiro para se manter e que pretende retornar ao Brasil (considerando que essa seja a realidade, né?).
Qual a melhor forma de organizar comprovantes para viagem?
Claro que essas 5 opções podem ser usadas em conjunto, certo?
Os emails de confirmação serão recebidos durante todo o planejamento, por isso mantê-los organizados ao longo do processo é fundamental.
Dá pra manter tudo somente online? Durante o planejamento sim, mas a pastinha de papel acaba sendo bem importante, especialmente se você for levar para a viagem somente um dispositivo eletrônico. Já pensou em como vai chegar ao hotel se a bateria do celular acabar?
Por outro lado, entre usar aplicativo de viagens, pasta de compartilhamento de arquivos e cadernos de anotações, a escolha é bem pessoal. As formas de uso acabam sendo bem parecidas.
E você, leitor, o que acha? Pra você, qual a melhor ferramenta para manter a papelada da viagem organizada? O que recomenda? Adoraríamos ouvir a sua opinião!
